Informativa sul trattamento dei dati personali

Informativa Iter selezione

Ai sensi dell’art.13 del Regolamento UE 2016/679 del 27 aprile 2016 (di seguito “Regolamento Privacy”), Le forniamo le seguenti informazioni in merito al trattamento dei Suoi dati personali.

1. Chi tratta i dati personali?

Titolare del trattamento dei dati personali (nel seguito anche il “Titolare”) è la società del gruppo A2A alla quale è indirizzata la Sua candidatura e/o presso la quale è aperta la posizione per la quale sta presentando la Sua candidatura. Se desiderasse ricevere maggiori informazioni sullo specifico Titolare del trattamento dei Suoi dati, può scrivere all’indirizzo selezione@a2a.it oppure all’indirizzo Corso di Porta Vittoria 4, 20122 Milano.

 

2. Chi è il Responsabile della Protezione dei Dati?

Il Titolare ha nominato un Responsabile della protezione dei dati personali (RPD) che può essere contattato via e-mail al seguente indirizzo di posta elettronica dpo.privacy@a2a.it.

3. Chi sono i soggetti interessati?

I soggetti cui si riferiscono i dati personali trattati sono coloro che desiderano inviare la propria candidatura ed entrare nei processi di selezione delle società del gruppo A2A. Nel seguito, tali soggetti sono indicati come “interessati”.
 

4. Perché vengono trattati i dati personali?

Finalità del trattamento Base giuridica del trattamento
Espletare l’attività di selezione del personale da inserire all’interno dell’organizzazione con diverse forme di rapporto di lavoro (a titolo esemplificativo contratto a tempo indeterminato, contratto di apprendistato, contratto a termine, somministrazione di lavoro, ecc..) o degli/delle stagisti/e, anche mediante la somministrazione di test psico-attitudinali e/o di test di abilità.  L’esecuzione di un contratto di cui l'interessato è o sarà parte o l'esecuzione di misure precontrattuali e, in riferimento al trattamento dei dati particolari, assolvere gli obblighi ed esercitare i diritti specifici del titolare del trattamento o dell’interessato in materia di diritto del lavoro.
Ottimizzare il processo di selezione mediante l’utilizzo di strumenti volti a migliorare ed efficientare l’attività svolta dai reclutatori (es. registrazione di video-presentazioni, utilizzo di applicativi per l’analisi semantica delle informazioni contenute nei curricula impieganti logiche di intelligenza artificiale e operanti su curricula previamente anonimizzati, ecc..).  Il legittimo interesse del titolare a ridurre i tempi di selezione e fornire al/alla candidato/a un’experience migliore.  
Inviare, mediante i canali di contatto da Lei forniti in fase di candidatura, informazioni su nuove opportunità di lavoro all’interno del Gruppo A2A anche sulla base delle categorie di preferenze che può indicare nella sezione Job alert. L’esecuzione di un contratto di cui l'interessato è o sarà parte o l'esecuzione di misure precontrattuali.
Svolgere attività di audit sui processi di selezione. Il legittimo interesse del Titolare a garantire un elevato livello qualitativo dei propri processi.
Inviare e somministrare, mediante i canali di contatto da Lei forniti in fase di candidatura, questionari da compilare in forma anonima volti a comprendere il livello di gradimento del processo di selezione e funzionali allo svolgimento delle attività di audit.  Il legittimo interesse del Titolare a garantire un elevato livello qualitativo dei propri processi.
Rispondere ad eventuali richieste provenienti dalle Autorità ed enti competenti, ecc.. L’adempimento di un obbligo di legge.
Difendere un diritto in sede giudiziaria e prevenire le frodi. Il legittimo interesse del Titolare alla difesa e alla prevenzione dalle frodi.

 

5. Come sono trattati i dati?

Il trattamento è effettuato dal personale autorizzato nell’espletamento delle proprie attività, con o senza l'ausilio di strumenti elettronici (es. portale carriere), secondo principi di liceità e correttezza in modo da tutelare in ogni momento la riservatezza e i diritti dell'interessato.
Si invita l’interessato/a a fornire soltanto i dati strettamente necessari ai fini della selezione. Qualora il Titolare ricevesse dati non pertinenti alla selezione procederà alla relativa cancellazione.
Ai fini dell’attività di selezione, i/le candidati/e potrebbero essere chiamati a svolgere, nell’ambito di apposite piattaforme, test psico-attitudinali e test di abilità o inviare delle video-presentazioni. 
In particolare, può essere richiesta la registrazione in differita di video-presentazioni in cui il candidato risponde ad una serie di domande predefinite dal reclutatore, entro un tempo prestabilito. Le registrazioni sono poi esaminate dai soggetti incaricati di svolgere attività di selezione. Si precisa che la mancata registrazione della video-presentazione non preclude la prosecuzione dell’iter di selezione. 
I test psico-attitudinali hanno lo scopo di valutare le potenzialità del candidato in diversi ambiti (ad es. logica, relazionali e altre soft skill, ecc..) mediante la somministrazione di domande a scelta multipla.
I test di abilità hanno lo scopo di misurare il livello di competenze del candidato in relazione a specifici ambiti (ad es. competenze linguistiche, informatiche, ecc..).
Allo scopo di ottimizzare ed efficientare il processo di selezione è altresì previsto l’utilizzo di un applicativo che permette di verificare la corrispondenza tra il curriculum inviato dal candidato e l’offerta di lavoro pubblicata dal Titolare del trattamento. Tale applicativo utilizza logiche di intelligenza artificiale – nello specifico, tecnologie di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) e di elaborazione del linguaggio naturale (Natural Language Processing) – ed effettua le proprie analisi su curriculum previamente anonimizzati, restituendo una classificazione basata su una percentuale di compatibilità tra il curriculum e l’annuncio di lavoro. In una seconda fase, è previsto l’intervento umano del selezionatore che visionerà i curricula classificati dall’applicativo e nuovamente associati al singolo candidato. Si precisa che nessun curriculum viene escluso dal processo di selezione e che resta preponderante l’intervento del selezionatore. 
Il Titolare potrà contattarLa per inviarLe aggiornamenti su ulteriori opportunità di lavoro fino a 4 anni dalla raccolta dei Suoi dati o dall’ultimo loro aggiornamento da Lei effettuato all’interno del portale carriere, mediante i canali di contatto da Lei indicati in fase di candidatura. Sarà cura del Titolare, a ridosso del decorso del termine dei 4 anni, inviarLe una comunicazione per ricordarLe l’imminente cancellazione dei Suoi dati; Lei potrà, se lo desiderasse, aggiornare il Suo profilo per continuare a ricevere gli aggiornamenti; in quest’ultimo caso il Titolare conserverebbe i Suoi dati per tale finalità per ulteriori 4 anni. 
Resta fermo che Lei può richiedere in ogni momento di non ricevere più tali aggiornamenti, scrivendo all’indirizzo selezione@a2a.it oppure all’indirizzo Corso di Porta Vittoria 4, 20122 Milano.

 

6. A chi sono comunicati i dati personali?

I Suoi dati personali possono essere messi a disposizione di:

  • Agenzie per il Lavoro, società o Enti che effettuano l’attività di selezione del personale e/o Istituti Scolastici o Enti per convenzioni di stage/tirocinio che agiranno a seconda dei casi come Titolari o Responsabili del trattamento;
  • Fornitori di servizi per le Risorse Umane, società di consulenza, società di servizi di archiviazione, società di servizi informatici, che agiranno come Responsabili del trattamento;
  • Fornitori di piattaforme per la somministrazione dei test psico attitudinali, dei test di abilità e per le video-registrazioni che agiranno quali Responsabili del trattamento; 
  • Medico Competente aziendale, laboratori di analisi e studi medici per lo svolgimento di eventuali visite mediche preventive ex D.lgs. n. 81/2008 (nel caso in cui, dopo il processo di selezione, si ipotizzi di avviare un iter di assunzione e/o di attivazione dello stage), che agiranno a seconda dei casi come Titolari o Responsabili del trattamento;
  • Autorità ed enti competenti (ove richiesto) che agiranno quali Titolari dei trattamenti.

Qualora la sua candidatura sia stata proposta da un/una dipendente di una delle società del Gruppo A2A, quest’ultimo/a potrebbe essere aggiornato/a limitatamente all’esito positivo del suo iter di selezione. 

A2A S.p.A., con sede a Milano in corso di Porta Vittoria, 4 opera quale Responsabile del trattamento dei dati personali dei soggetti coinvolti nei processi di selezione delle altre società del Gruppo A2A.
I Suoi dati non verranno diffusi (messi a disposizione di soggetti indeterminati).

 

7.  I dati sono trasferiti in paesi terzi? 

L’utilizzo delle piattaforme per la somministrazione dei test psico-attitudinali, dei test di abilità e per le video-registrazioni potrebbe implicare un trasferimento dei dati al di fuori dello SEE (Spazio Economico Europeo), in particolare negli USA. In tal caso il trasferimento è coperto dall’EU-USA DPF (Data Privacy Framework) sulla base della Decisione di Adeguatezza della Commissione europea del 10 luglio 2023.

8.  Per quanto tempo i dati sono conservati?

I Suoi dati saranno conservati per il tempo necessario al conseguimento delle finalità per le quali sono trattati o per adempiere ad obblighi di legge ed in particolare:

Dati trattati  Periodo di conservazione 
I dati necessari per espletare il processo di selezione 4 anni dalla raccolta dei Suoi dati o dall’ultimo loro aggiornamento da Lei effettuato all’interno del portale carriere. 
I dati raccolti per inviarLe aggiornamenti su ulteriori opportunità di lavoro 4 anni dalla raccolta dei Suoi dati o dall’ultimo loro aggiornamento da Lei effettuato all’interno del portale carriere.
I dati trattati mediante l’utilizzo di strumenti volti a migliorare ed efficientare l’attività svolta dai reclutatori (vide-presentazioni e analisi semantica dei curricula) Le video-presentazioni sono conservate per 3 mesi dalla relativa acquisizione.
Il risultato dell’analisi semantica dei curricula per 4 anni dalla raccolta dei Suoi dati. 
I dati trattati per lo svolgimento delle attività di audit sui processi di selezione 4 anni dalla raccolta dei Suoi dati. 
I dati trattati per l’invio dei questionari di gradimento sul processo di selezione  4 anni dalla raccolta dei Suoi dati. 
I dati trattati per rispondere ad eventuali richieste provenienti dalle Autorità ed enti competenti, ecc.. 4 anni dalla raccolta dei Suoi dati. 
I dati trattati nell’ambito della difesa di un diritto in sede giudiziaria e per prevenire le frodi 4 anni dalla raccolta dei Suoi dati. 

In caso di contenzioso e/o richieste stragiudiziali, i tempi di conservazione sopra indicati potranno essere estesi fino a 10 anni dalla definizione dello stesso.

9. Quali sono i diritti che può esercitare?

Lei ha il diritto di chiedere al Titolare del trattamento, nei casi previsti dalla legge:

  • la conferma che sia o meno in corso un trattamento di Suoi dati personali e, in tal caso, di ottenerne l’accesso (diritto di accesso);
  • la rettifica dei dati personali inesatti o l’integrazione dei dati personali incompleti (diritto di rettifica);
  • la cancellazione dei dati stessi se sussiste uno dei motivi previsti dal Regolamento Privacy (diritto di cancellazione);
  • la limitazione del trattamento quando ricorre una delle ipotesi previste dal Regolamento Privacy (diritto di limitazione);
  • di ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i dati personali da Lei forniti al Titolare e di trasmettere tali dati a un altro Titolare del trattamento (diritto alla portabilità).

Diritto di opposizione. La informiamo inoltre che, in qualsiasi momento, Lei può opporsi al trattamento eseguito per finalità legate al legittimo interesse del Titolare. In tal caso, il Titolare del trattamento si asterrà dal trattare ulteriormente i Suoi dati personali, salvo l’esistenza di motivi legittimi cogenti per procedere al trattamento oppure per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria.

Per esercitare i Suoi diritti e richiedere maggiori informazioni in relazione ai trattamenti in oggetto e alle relative basi giuridiche potrà inviare richiesta scritta al Responsabile della Protezione dei Dati, all’indirizzo di posta elettronica compliance.privacy@a2a.it oppure all’indirizzo Corso di Porta Vittoria 4, 20122 Milano; Le chiediamo di indicare la Società del Gruppo A2A destinataria della richiesta e di precisare che la richiesta riguarda i dati relativi alla propria candidatura (per esempio inserendo nell’oggetto “Richiesta privacy su candidatura”). 

10. Quali sono le conseguenze in caso di mancato conferimento dei dati?

Il conferimento dei dati è un requisito necessario per dar corso alla Sua richiesta di partecipare all’iter di selezione. Il mancato conferimento di tali dati impedisce al Titolare di prendere in considerazione la candidatura presentata e di proseguire l’iter di selezione. Il conferimento dei dati per i trattamenti basati sul legittimo interesse del Titolare non è obbligatorio. 

La informiamo che è possibile ricevere maggiori informazioni in relazione ai trattamenti basati sul legittimo interesse (nello specifico, sulla valutazione effettuata per il bilanciamento tra gli interessi del Titolare e i diritti e libertà dell’interessato) o sul trasferimento dei dati al di fuori dello SEE, scrivendo all’indirizzo di posta elettronica compliance.privacy@a2a.it. 

Fatto salvo ogni altro ricorso amministrativo o giurisdizionale, ha il diritto di proporre reclamo all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali, qualora ritenga che il trattamento che la riguarda violi il Regolamento Privacy.